Toestemmingsformulier personeel

Privacy Driestar College

Onderwerp: Gebruik persoonsgegevens

Beste collega,

Het Driestar College neemt privacy serieus. In onze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed beveiligd zijn. Iedereen die werkzaam is bij het Driestar College is verplicht tot geheimhouding en tekent de geheimhoudingsverklaring. Voor sommige verwerkingen van persoonsgegevens van onze medewerkers hebben wij schriftelijke toestemming nodig. Je kunt de geheimhoudingsverklaring ondertekenen en de toestemming aan ons verstrekken door het Privacyformulier te accorderen. Dit accorderen gebeurt digitaal en is verplicht.

Het Driestar College heeft voor de verwerkingen van persoonsgegevens passende beveiligingsmaatregelen genomen om ongewenste en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen. Voor enkele verwerkingen geldt dat niet alle risico’s weggenomen kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het risico op het kopiëren en delen van foto’s door derden. Heb je vragen over de concrete veiligheidsmaatregelen die wij nemen of andere vragen over de verwerkingen waar wij jouw toestemming voor vragen? Dan kun je contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming.

Bij je persoonlijke gegevens in het personeelsinformatiesysteem is de toestemming bij al je privacy voorkeuren standaard op ja gezet. Je kunt je toestemming op ieder moment wijzigen en/of intrekken. Klik hiervoor op het tabblad 'Privacy voorkeuren' op de pagina 'Mijn gegevens aanpassen'. Vanaf het moment dat je je voorkeuren aanpast zal het Driestar College dit toepassen op de betreffende verwerking.

Op websites voor ouders en leerlingen nemen wij je voorletters en achternaam, interne naamafkorting, e-mailadres van school, vakaanduiding en functie op. Bij enkele functies, zoals bestuur en directie, wordt ook het zakelijke telefoonnummer vermeld. Hiervoor heeft de school een gerechtvaardigd belang, namelijk het bekendmaken van informatie over de organisatie van de school. Op basis van jouw toestemming nemen we ook een portretfoto op.

Voor het bekendmaken van informatie over de organisatie en activiteiten van de school vragen we vervolgens toestemming voor het opnemen van je naam, voorletter(s), vak, foto's en videobeelden in de schoolkrant, in brochures, op de website, in voorkomende gevallen in de krant of op een nieuwswebsite, op sociale media van de school, verslagen van schoolreisjes, excursies en activiteiten (bijvoorbeeld tijdens een ouderavond, een afscheidsavond of een open dag) en in een fotojaarboek (bijvoorbeeld voor eindexamenkandidaten).

Wij gebruiken ons wekelijkse bulletin om elkaar als collega’s op de hoogte te houden van persoonlijke omstandigheden, zoals huwelijk, ziekte of het behalen van een diploma. Hierbij publiceren we soms ook het privéadres voor collega’s die bijvoorbeeld mee willen leven door een kaart te sturen. Ook hiervoor is jouw toestemming nodig.

Verder vragen we toestemming voor het aanbieden van diensten door de schoolfotograaf. Leerlingen kijken vaak uit naar het jaarlijkse bezoek van de schoolfotograaf en ook ouders hechten vaak aan deze traditie. Om die reden vragen wij jaarlijks een professionele fotograaf van alle leerlingen en medewerkers een mooie portretfoto te maken. Ook worden er klassenfoto's gemaakt. Op deze klassenfoto staat ook een docent (mentor). Het laatste impliceert dat je via deze foto ook bekend wordt bij families van leerlingen. Je geeft toestemming voor het maken van foto's door de schoolfotograaf en het gebruik van de foto's voor intern gebruik overeenkomstig het register van verwerkingsactiviteiten.

De school ontvangt een exemplaar van de portretfoto, zodat zij deze kan gebruiken voor interne doeleinden, zoals het digitale personeelsdossier. Hiervoor heeft de school een gerechtvaardigd belang, namelijk de beveiliging van en toezicht op personen, zaken en gebouwen die zijn toevertrouwd aan de zorg van de school.

Ik vraag je hier de geheimhoudings- en toestemmingsverklaring te ondertekenen. Ik wil er nogmaals op wijzen dat dit verplicht is.

Met vriendelijke groet,

Voorzitter College van Bestuur